Press kit e dossier do hotel: o que incluir

Quando uma agência pede “o material do hotel”, muita receção envia a galeria inteira ou um PDF de marca que ninguém abre. O que o parceiro usa para vender cabe num dossier curto. O que um meio usa para publicar cabe num press kit. São duas entregas, com donos e datas diferentes.

Três peças, três trabalhos

• Galeria: fotos oficiais por categoria. É o que acaba no brochure, no WhatsApp e no site do parceiro.
• Dossier comercial: PDF de 1 a 4 páginas para agências e DMC. Resume o produto para o anexarem hoje.
• Press kit: factos, nota curta, logótipo e fotos em alta para imprensa, blogs e colaborações.

O que inclui o dossier comercial

É o documento que a agência pode reencaminhar sem vos ligar. Uma página chega se o hotel for simples; quatro, se houver várias tipologias ou um argumento forte de localização.

1. Nome comercial, categoria e uma frase de posicionamento (o “porquê deste hotel”).
2. Morada, distâncias que realmente se vendem (praia, centro, aeroporto, estação) e como chegar.
3. Número de quartos e tipologias com nome comercial, não códigos internos.
4. Serviços que entram na venda: piscina, spa, restaurante, estacionamento, animais, tudo incluído.
5. Época ou restrições que evitam um erro de pacote (obra, piscina fechada, idade mínima).
6. Contacto comercial com nome, email e telefone — o de vendas, se for diferente do de reservas.
7. Três ou quatro fotos de destaque que coincidam com a galeria oficial.

O que inclui o press kit

O meio precisa de factos que possa citar e de ficheiros que possa publicar. O dossier de vendas, com argumentos de pacote, costuma sobrar aqui.

• Nota curta ou “about”: o que é o hotel, quando abriu ou foi renovado, o que o distingue.
• Dados verificáveis: quartos, chef, prémios, certificações, dados de grupo se aplicável.
• Logótipo em PNG com fundo transparente e uma versão sobre fundo claro.
• Seleção de fotos em alta, com crédito do fotógrafo se o contrato o exigir.
• Contacto de imprensa ou de marketing, com o idioma em que responde.

O que deixar fora do kit mínimo

• Manual de marca completo, paletas e “logótipo bem / mal”: útil para design, lento para vender.
• Brochure de 16 páginas, ementas e ficha MICE: são kits próprios, para quem os pede.
• Tarifas que caducam no PDF: envelhecem o dossier e contradizem o contrato da agência.
• Fotos da renovação anterior ou de uma tipologia que já não se vende.
• Versões “FINAL”, “FINAL2” e “usar esta” na mesma pasta.

Como o parceiro o usa de verdade

• Anexa o dossier a uma proposta ou a um WhatsApp interno.
• Copia tipologias e distâncias sem as reescrever mal.
• Descarrega o logótipo para um folheto de montra ou uma newsletter.
• Pede a galeria só quando já decidiu meter o hotel no pacote.

Onde vive na SeeSuites

O catálogo de fotos e o material comercial ficam juntos, com dono claro. No Media Hub o hotel carrega logótipo, dossier e press kit, e decide se as agências ligadas os podem ver e descarregar. A galeria continua a ser a fonte das fotos; o dossier aponta para essas mesmas imagens, não para um ficheiro paralelo do comercial de turno.

• Há um PDF de 1 a 4 páginas que uma agência possa reencaminhar hoje?
• Tipologias, distâncias e serviços coincidem com o que vendem no Booking e no contrato?
• O logótipo está solto, em PNG, fora do PDF?
• O press kit tem factos citáveis e um contacto de imprensa?
• Sabem quem atualiza o dossier quando muda uma tipologia ou uma obra?