Press kit y dossier del hotel: qué incluir

Cuando una agencia pide “el material del hotel”, mucha recepción manda la galería entera o un PDF de marca que nadie abre. Lo que el partner usa para vender cabe en un dossier corto. Lo que un medio usa para publicar cabe en un press kit. Son dos entregables, con dueños y fechas distintas.

Tres piezas, tres trabajos

• Galería: fotos oficiales por categoría. Es lo que acaba en brochure, WhatsApp y web del partner.
• Dossier comercial: PDF de 1 a 4 páginas para agencias y DMC. Resume el producto para adjuntarlo hoy.
• Press kit: hechos, nota corta, logo y fotos en alta para prensa, blogs y colaboraciones.

Qué incluye el dossier comercial

Es el documento que la agencia puede reenviar sin llamarte. Una página sirve si el hotel es simple; cuatro, si hay varias tipologías o un argumento de ubicación fuerte.

1. Nombre comercial, categoría y una frase de posicionamiento (el “por qué este hotel”).
2. Dirección, distancias que de verdad se venden (playa, centro, aeropuerto, estación) y cómo llegar.
3. Número de habitaciones y tipologías con nombre comercial, no códigos internos.
4. Servicios que entran en la venta: piscina, spa, restaurante, parking, mascotas, todo incluido.
5. Temporada o restricciones que evitan un error de paquete (obra, piscina cerrada, edad mínima).
6. Contacto comercial con nombre, email y teléfono — el de ventas, no el de reservas genérico si son distintos.
7. Tres o cuatro fotos destacadas que coincidan con la galería oficial.

Qué incluye el press kit

El medio necesita hechos que pueda citar y archivos que pueda publicar. El dossier de ventas, con tarifas o argumentos de paquete, suele sobrar aquí.

• Nota corta o “about”: qué es el hotel, cuándo abrió o se reformó, qué lo distingue.
• Datos verificables: habitaciones, chef, premios, certificaciones, datos de grupo si aplica.
• Logo en PNG sobre fondo transparente y una versión sobre fondo claro.
• Selección de fotos en alta, con crédito del fotógrafo si lo exige el contrato.
• Contacto de prensa o de marketing, con idioma en el que responde.

Qué dejar fuera del kit mínimo

• Manual de marca completo, paletas y “logo bien / mal”: útil para diseño, lento para vender.
• Brochure de 16 páginas, menús y ficha MICE: son kits propios, para quien los pide.
• Tarifas que caducan en el PDF: envejecen el dossier y contradicen el contrato de la agencia.
• Fotos de la reforma anterior o de una tipología que ya no se vende.
• Versiones “FINAL”, “FINAL2” y “usar esta” en la misma carpeta.

Cómo lo usa de verdad el partner

• Adjunta el dossier a una propuesta o a un WhatsApp interno.
• Copia tipologías y distancias sin reescribirlas mal.
• Baja el logo para un flyer de escaparate o una newsletter.
• Pide la galería solo cuando ya decidió meter el hotel en el paquete.

Dónde vive en SeeSuites

El catálogo de fotos y el material comercial van juntos, con dueño claro. En el Media Hub el hotel sube logo, dossier y press kit, y decide si las agencias conectadas pueden verlos y descargarlos. La galería sigue siendo la fuente de las fotos; el dossier apunta a esas mismas imágenes, no a un archivo paralelo del comercial de turno.

• ¿Hay un PDF de 1 a 4 páginas que una agencia pueda reenviar hoy?
• ¿Tipologías, distancias y servicios coinciden con lo que vendéis en Booking y en contrato?
• ¿El logo está suelto, en PNG, fuera del PDF?
• ¿El press kit tiene hechos citables y un contacto de prensa?
• ¿Sabéis quién actualiza el dossier cuando cambia una tipología o una obra?