Material MICE del hotel: qué enviar para grupos y eventos

Una petición MICE no se parece a una reserva de vacaciones. La agencia o la DMC recibe un briefing con fechas, número de asistentes, formato de la reunión y presupuesto, y tiene que devolver dos o tres hoteles candidatos en poco tiempo. Se queda con los que puede proponer sin escribir a nadie.

Si el hotel solo tiene fotos de habitaciones y una frase del tipo “disponemos de salones para eventos”, la agencia no puede saber si cabe el evento. Pasa al siguiente hotel del destino, aunque el vuestro tuviera la sala perfecta.

Por qué el kit MICE es distinto del pack de agencia

El pack de fotos para agencias vende habitaciones y experiencia. El kit MICE vende espacios, capacidad y logística. Quien lo lee es un organizador que tiene que responder a preguntas concretas: ¿caben 120 personas en teatro?, ¿hay luz natural?, ¿dónde se sirve el café?, ¿cuántas habitaciones puede bloquear el hotel para el grupo?

La ficha técnica de salones

Es la pieza que decide si entráis en la propuesta. Una tabla por salón, en una o dos páginas, con datos que la agencia pueda copiar tal cual:

1. Nombre del salón y planta en la que está.
2. Superficie en m², dimensiones (largo por ancho) y altura libre.
3. Capacidad por montaje: teatro, escuela, banquete, cóctel, imperial, en U y cabaret.
4. Luz natural y si se puede oscurecer para proyectar.
5. Si es divisible o combinable con otro salón.
6. Equipamiento incluido: pantalla, proyector, sonido, micrófonos, wifi dedicado.
7. Accesibilidad y acceso para carga y montaje.

Las fotos que necesita un organizador

El organizador tiene que enseñar a su cliente cómo será su evento. Por eso las fotos MICE muestran formatos, no solo decoración:

• Cada salón vacío, desde una esquina, para que se lean la planta, la altura y la luz.
• El mismo salón montado en al menos dos formatos (por ejemplo, teatro y banquete).
• Coffee break y zona de registro o foyer.
• Cóctel o cena en terraza, si es un espacio que vendéis para eventos.
• Detalle técnico: pantalla, escenario, cabina de control.
• Una habitación tipo de las que se reservan para grupos.

Si en las fotos aparecen asistentes o el logo de un cliente, hace falta su permiso para usarlas. Si no lo tenéis, fotografiad el montaje antes de que entre la gente.

Planos: lo que ahorra la visita técnica

Con un plano, la agencia puede proponer una distribución sin desplazarse. Basta un PDF ligero con:

• Plano de cada salón con medidas, columnas, puertas y tomas de corriente.
• Plano de situación: dónde están los salones respecto al lobby, el restaurante y los ascensores.
• Recorrido de carga y descarga si se montan stands o escenografía.

Información de grupos sin tarifas que caducan

El evento casi siempre lleva alojamiento. La agencia necesita saber qué puede pedir antes de solicitar presupuesto:

• Número máximo de habitaciones que el hotel puede bloquear para un grupo.
• Paquetes tipo de reunión (jornada completa, media jornada) y qué incluye cada uno.
• Menús de grupo como ejemplo, sin precio cerrado.
• Aparcamiento para autocares y distancia al aeropuerto y a la estación.
• Contacto del departamento de eventos o grupos, con nombre e idiomas.

Qué dejar fuera del kit

• Tarifas en el PDF: caducan y contradicen la propuesta personalizada.
• “Capacidad hasta 500 personas” sin decir en qué montaje.
• Fotos de eventos de clientes sin permiso o con su marca visible.
• Renders de un salón que todavía no está reformado, sin indicarlo.
• Una ficha en un idioma solo, si recibís peticiones internacionales.

Quién lo mantiene al día

El kit MICE envejece cuando cambia un salón, el mobiliario o el equipamiento. Pon la fecha de actualización en la ficha y asigna un responsable, normalmente el departamento de eventos o el comercial. Si la ficha y las fotos están en sitios distintos, acabarán contándole cosas distintas a la agencia.

Dónde vive en SeeSuites

En el Media Hub, el material MICE puede ir en su propia carpeta: fotos de salones vacíos y montados, planos y ficha técnica, junto a la galería oficial del hotel. Decides qué agencias y DMC conectadas pueden verlo y descargarlo, y todas reciben la misma versión.

• ¿Hay una ficha de salones con m², altura y capacidad por montaje?
• ¿Cada salón tiene foto vacío y montado en al menos dos formatos?
• ¿Hay planos con medidas en PDF ligero?
• ¿Está claro cuántas habitaciones podéis bloquear para un grupo?
• ¿La ficha lleva fecha de actualización y un contacto de eventos?
• ¿Existe en inglés si recibís peticiones internacionales?