Kit MICE de l'hôtel : quoi envoyer pour les groupes et événements

Une demande MICE ne ressemble pas à une réservation loisirs. L'agence ou la DMC reçoit un brief avec les dates, le nombre de participants, le format de la réunion et le budget, et doit renvoyer deux ou trois hôtels candidats rapidement. Elle garde ceux qu'elle peut proposer sans écrire à personne.

Si l'hôtel n'a que des photos de chambres et une phrase du type « nous disposons de salles pour vos événements », l'agence ne peut pas savoir si l'événement tient. Elle passe à l'hôtel suivant de la destination, même si le vôtre avait la salle idéale.

Pourquoi le kit MICE diffère du pack agences

Le pack photo pour les agences vend des chambres et une expérience. Le kit MICE vend des espaces, de la capacité et de la logistique. Son lecteur est un organisateur avec des questions précises : 120 personnes tiennent-elles en théâtre ? Y a-t-il de la lumière naturelle ? Où est servi le café ? Combien de chambres l'hôtel peut-il bloquer pour le groupe ?

La fiche technique des salles

C'est la pièce qui décide si vous entrez dans la proposition. Un tableau par salle, sur une ou deux pages, avec des données que l'agence peut copier telles quelles :

1. Nom de la salle et étage.
2. Surface en m², dimensions (longueur par largeur) et hauteur sous plafond.
3. Capacité par configuration : théâtre, classe, banquet, cocktail, réunion, en U et cabaret.
4. Lumière naturelle et possibilité d'occultation pour la projection.
5. Salle modulable ou combinable avec une autre.
6. Équipement inclus : écran, vidéoprojecteur, sonorisation, micros, wifi dédié.
7. Accessibilité et accès pour la livraison et le montage.

Les photos dont un organisateur a besoin

L'organisateur doit montrer à son client à quoi ressemblera l'événement. C'est pourquoi les photos MICE montrent des configurations, pas seulement de la décoration :

• Chaque salle vide, prise depuis un angle, pour lire le plan, la hauteur et la lumière.
• La même salle installée dans au moins deux configurations (par exemple théâtre et banquet).
• Pause-café et zone d'accueil ou foyer.
• Cocktail ou dîner en terrasse, si vous vendez cet espace pour des événements.
• Détail technique : écran, scène, régie.
• Une chambre type parmi celles réservées pour les groupes.

Si des participants ou le logo d'un client apparaissent sur les photos, il faut leur autorisation pour les utiliser. À défaut, photographiez l'installation avant l'arrivée du public.

Les plans : ce qui évite la visite technique

Avec un plan, l'agence peut proposer une implantation sans se déplacer. Un PDF léger suffit, avec :

• Le plan de chaque salle avec cotes, poteaux, portes et prises électriques.
• Un plan de situation : où se trouvent les salles par rapport au lobby, au restaurant et aux ascenseurs.
• Le parcours de livraison si des stands ou des décors sont montés.

Informations groupes sans tarifs qui expirent

Un événement s'accompagne presque toujours d'hébergement. L'agence doit savoir ce qu'elle peut demander avant de solliciter un devis :

• Le nombre maximum de chambres que l'hôtel peut bloquer pour un groupe.
• Les forfaits séminaire types (journée, demi-journée) et ce que chacun comprend.
• Des menus groupes en exemple, sans prix figé.
• Le stationnement des autocars et la distance à l'aéroport et à la gare.
• Le contact du service événements ou groupes, avec nom et langues parlées.

Ce qu'il faut laisser hors du kit

• Des tarifs dans le PDF : ils expirent et contredisent la proposition sur mesure.
• « Capacité jusqu'à 500 personnes » sans préciser la configuration.
• Des photos d'événements clients sans autorisation ou avec leur marque visible.
• Des rendus 3D d'une salle pas encore rénovée, sans le signaler.
• Une fiche dans une seule langue, si vous recevez des demandes internationales.

Qui le tient à jour

Le kit MICE vieillit dès qu'une salle, le mobilier ou l'équipement change. Indiquez la date de mise à jour sur la fiche et désignez un responsable, en général le service événements ou le commercial. Si la fiche et les photos vivent à des endroits différents, elles finiront par dire des choses différentes à l'agence.

Où il vit dans SeeSuites

Dans le Media Hub, le matériel MICE peut avoir son propre dossier : photos des salles vides et installées, plans et fiche technique, à côté de la galerie officielle de l'hôtel. Vous choisissez quelles agences et DMC connectées peuvent le consulter et le télécharger, et toutes reçoivent la même version.

• Existe-t-il une fiche des salles avec m², hauteur et capacité par configuration ?
• Chaque salle a-t-elle une photo vide et installée dans au moins deux configurations ?
• Y a-t-il des plans cotés dans un PDF léger ?
• Le nombre de chambres que vous pouvez bloquer pour un groupe est-il clair ?
• La fiche porte-t-elle une date de mise à jour et un contact événements ?
• Existe-t-elle en anglais si vous recevez des demandes internationales ?