Material MICE do hotel: o que enviar para grupos e eventos

Um pedido MICE não se parece com uma reserva de férias. A agência ou a DMC recebe um briefing com datas, número de participantes, formato da reunião e orçamento, e tem de devolver dois ou três hotéis candidatos em pouco tempo. Fica com os que consegue propor sem escrever a ninguém.

Se o hotel só tem fotos de quartos e uma frase do tipo “dispomos de salas para eventos”, a agência não consegue saber se o evento cabe. Passa ao hotel seguinte do destino, mesmo que o vosso tivesse a sala perfeita.

Porque é que o kit MICE é diferente do pack para agências

O pack de fotos para agências vende quartos e experiência. O kit MICE vende espaços, capacidade e logística. Quem o lê é um organizador com perguntas concretas: cabem 120 pessoas em teatro? Há luz natural? Onde se serve o café? Quantos quartos pode o hotel bloquear para o grupo?

A ficha técnica de salas

É a peça que decide se entram na proposta. Uma tabela por sala, numa ou duas páginas, com dados que a agência possa copiar tal como estão:

1. Nome da sala e piso onde fica.
2. Área em m², dimensões (comprimento por largura) e pé-direito.
3. Capacidade por montagem: teatro, escola, banquete, cocktail, imperial, em U e cabaret.
4. Luz natural e se é possível escurecer para projetar.
5. Se é divisível ou combinável com outra sala.
6. Equipamento incluído: ecrã, projetor, som, microfones, wifi dedicado.
7. Acessibilidade e acesso para cargas e montagem.

As fotos de que um organizador precisa

O organizador tem de mostrar ao cliente como será o evento. Por isso as fotos MICE mostram formatos, não só decoração:

• Cada sala vazia, a partir de um canto, para se perceberem a planta, o pé-direito e a luz.
• A mesma sala montada em pelo menos dois formatos (por exemplo, teatro e banquete).
• Coffee break e zona de registo ou foyer.
• Cocktail ou jantar no terraço, se for um espaço que vendem para eventos.
• Detalhe técnico: ecrã, palco, régie.
• Um quarto tipo dos que se reservam para grupos.

Se nas fotos aparecerem participantes ou o logótipo de um cliente, é preciso autorização para as usar. Se não a tiverem, fotografem a montagem antes de as pessoas entrarem.

Plantas: o que poupa a visita técnica

Com uma planta, a agência consegue propor uma distribuição sem se deslocar. Basta um PDF leve com:

• Planta de cada sala com medidas, colunas, portas e tomadas.
• Planta de situação: onde ficam as salas em relação ao lobby, ao restaurante e aos elevadores.
• Percurso de cargas e descargas se se montarem stands ou cenografia.

Informação de grupos sem tarifas que caducam

O evento leva quase sempre alojamento. A agência precisa de saber o que pode pedir antes de solicitar orçamento:

• Número máximo de quartos que o hotel pode bloquear para um grupo.
• Pacotes tipo de reunião (dia completo, meio dia) e o que inclui cada um.
• Ementas de grupo como exemplo, sem preço fechado.
• Estacionamento para autocarros e distância ao aeroporto e à estação.
• Contacto do departamento de eventos ou grupos, com nome e idiomas.

O que deixar fora do kit

• Tarifas no PDF: caducam e contradizem a proposta personalizada.
• “Capacidade até 500 pessoas” sem dizer em que montagem.
• Fotos de eventos de clientes sem autorização ou com a marca visível.
• Renders de uma sala que ainda não foi remodelada, sem o indicar.
• Uma ficha num só idioma, se recebem pedidos internacionais.

Quem o mantém atualizado

O kit MICE envelhece quando muda uma sala, o mobiliário ou o equipamento. Ponha a data de atualização na ficha e atribua um responsável, normalmente o departamento de eventos ou o comercial. Se a ficha e as fotos estiverem em sítios diferentes, vão acabar por dizer coisas diferentes à agência.

Onde vive no SeeSuites

No Media Hub, o material MICE pode ter a sua própria pasta: fotos de salas vazias e montadas, plantas e ficha técnica, junto à galeria oficial do hotel. Decide que agências e DMC ligadas podem vê-lo e descarregá-lo, e todas recebem a mesma versão.

• Há uma ficha de salas com m², pé-direito e capacidade por montagem?
• Cada sala tem foto vazia e montada em pelo menos dois formatos?
• Há plantas com medidas num PDF leve?
• Está claro quantos quartos podem bloquear para um grupo?
• A ficha tem data de atualização e um contacto de eventos?
• Existe em inglês, se recebem pedidos internacionais?