Kit presse et dossier commercial de l’hôtel : quoi inclure

Quand une agence demande « le matériel de l’hôtel », beaucoup de réceptions envoient toute la galerie ou un PDF de marque que personne n’ouvre. Ce que le partenaire utilise pour vendre tient dans un dossier court. Ce qu’un média utilise pour publier tient dans un kit presse. Deux livrables, avec des responsables et des dates de mise à jour distincts.

Trois pièces, trois métiers

• Galerie : photos officielles par catégorie. C’est ce qui finit dans la brochure, WhatsApp et le site du partenaire.
• Dossier commercial : PDF de 1 à 4 pages pour agences et DMC. Il résume le produit pour qu’on puisse le joindre aujourd’hui.
• Kit presse : faits, note courte, logo et photos haute définition pour la presse, les blogs et les collaborations.

Ce que contient le dossier commercial

C’est le document que l’agence peut transférer sans vous appeler. Une page suffit si l’hôtel est simple ; quatre, s’il y a plusieurs typologies ou un argument de localisation fort.

1. Nom commercial, catégorie et une phrase de positionnement (le « pourquoi cet hôtel »).
2. Adresse, distances que vous vendez vraiment (plage, centre, aéroport, gare) et comment venir.
3. Nombre de chambres et typologies sous leur nom commercial, pas des codes internes.
4. Services qui entrent dans la vente : piscine, spa, restaurant, parking, animaux, tout compris.
5. Saison ou restrictions qui évitent une erreur de forfait (travaux, piscine fermée, âge minimum).
6. Contact commercial avec nom, e-mail et téléphone — les ventes, s’ils diffèrent du standard réservations.
7. Trois ou quatre photos fortes qui correspondent à la galerie officielle.

Ce que contient le kit presse

Le média a besoin de faits qu’il peut citer et de fichiers qu’il peut publier. Le dossier de vente, avec ses arguments de forfait, est en trop ici.

• Note courte ou « about » : ce qu’est l’hôtel, quand il a ouvert ou été rénové, ce qui le distingue.
• Faits vérifiables : chambres, chef, récompenses, certifications, données de groupe le cas échéant.
• Logo en PNG sur fond transparent, plus une version sur fond clair.
• Sélection de photos haute définition, avec crédit photographe si le contrat l’exige.
• Contact presse ou marketing, et la langue dans laquelle il répond.

Ce qu’il faut laisser hors du kit minimum

• Manuel de marque complet, palettes et « logo bien / mal » : utile au design, lent pour vendre.
• Brochure de 16 pages, menus et fiche MICE : leurs propres kits, pour qui les demande.
• Tarifs qui expirent dans le PDF : ils vieillissent le dossier et contredisent le contrat d’agence.
• Photos de la rénovation précédente ou d’une typologie que vous ne vendez plus.
• Des versions « FINAL », « FINAL2 » et « utiliser celle-ci » dans le même dossier.

Comment le partenaire s’en sert vraiment

• Joint le dossier à une proposition ou à un WhatsApp interne.
• Copie typologies et distances sans les réécrire de travers.
• Télécharge le logo pour un flyer de vitrine ou une newsletter.
• Demande la galerie seulement après avoir décidé de mettre l’hôtel dans le forfait.

Où cela vit chez SeeSuites

Le catalogue photo et le matériel commercial sont ensemble, avec un responsable clair. Dans le Media Hub, l’hôtel dépose logo, dossier et kit presse, et décide si les agences connectées peuvent les voir et les télécharger. La galerie reste la source des photos ; le dossier pointe vers ces mêmes images, pas vers un fichier parallèle sur le bureau du commercial du moment.

• Y a-t-il un PDF de 1 à 4 pages qu’une agence peut transférer aujourd’hui ?
• Typologies, distances et services correspondent-ils à ce que vous vendez sur Booking et au contrat ?
• Le logo est-il un PNG autonome, hors du PDF ?
• Le kit presse a-t-il des faits citables et un contact presse ?
• Savez-vous qui met à jour le dossier quand une typologie ou des travaux changent ?