Como enviar o material do hotel às agências sem caos

Uma agência pede material atualizado para montar um pacote. O hotel A demora quatro dias e manda um ZIP incompleto por WeTransfer. O hotel B responde no mesmo dia com um link ordenado, fotos em dia e logo pronto. Qual acaba no escaparate essa temporada?

Quase nunca ganha “o melhor produto em abstrato”. Ganha o hotel mais fácil de vender. E a facilidade de vender começa por como entrega a sua imagem.

O problema real: material “para ontem”

Agências, DMC, operadores e equipas MICE não trabalham com o seu calendário interno. Trabalham com fechos, feiras, newsletters e clientes que perguntam hoje. Quando pedem fotos, não pedem “arte”: pedem combustível comercial.

• Se chega tarde, substituem-no por outro hotel no mesmo destino.
• Se manda versões diferentes a cada partner, a marca fragmenta-se.
• Se ninguém sabe qual é o ficheiro bom, o comercial perde horas e paciência.

Porque falham e-mail, Drive e WeTransfer

E-mail

Os anexos pesam, perdem-se em threads e não escalam. Além disso, cada reenvio cria mais uma cópia. Em seis meses ninguém lembra o que se mandou a quem.

Drive / Dropbox / pastas partilhadas

Podem funcionar… até haver 14 pastas chamadas “FINAL”, “FINAL2” e “usar esta”. Sem regras de permissões e sem critério de publicação, o Drive vira um armazém caótico com acesso a mais ou a menos.

WeTransfer (e similares)

Perfeito para um envio pontual. Mau como sistema. Links que caducam, zero histórico útil para o hotel, zero controlo fino por agência e zero garantia de que o partner guarda a versão boa.

O padrão comum: improvisação. Cada pedido reinicia o processo. Isso não é distribuição; é bombeiros.

O que o hotel perde quando o material chega tarde ou mal

1. Escaparate: fica fora de packs, newsletters e propostas.
2. Coerência de marca: cada agência vende “um hotel diferente”.
3. Tempo interno: marketing e comercial vivem em modo urgência.
4. Negociação: um partner frustrado é um partner menos paciente com as suas condições.

Critérios de um bom sistema de distribuição visual

A ferramenta é secundária. Se não cumprir isto, continua a improvisar:

• Uma só fonte de verdade: o material “oficial” vive num sítio, não em cinco.
• Permissões por agência ou tipo de partner: nem toda a gente vê tudo.
• Controlo de versões: atualiza-se o ficheiro, não se multiplica o caos.
• Descarga rápida sem pedir de novo por e-mail.
• Categorias claras (quartos, comuns, F&B, logo, press kit…).
• Rastreabilidade mínima: saber o que foi partilhado e quando.

O que deve incluir um pack mínimo para agências

• Fotos hero / capa (as que abrem desejo)
• Quartos por categoria (standard vs superior bem diferenciados)
• Zonas comuns e experiência do hotel
• F&B e espaços de venda se aplicam (restaurante, terraço, sala MICE)
• Logo em formatos úteis (e normas básicas de uso, se as tiverem)
• Dossier ou press kit breve, se o usarem comercialmente

Checklist de envio profissional (antes do próximo “passam-me fotos?”)

• Há um único lugar com o material oficial atualizado?
• Alguém consegue responder a uma agência em menos de 15 minutos sem remexer?
• Está claro o que cada partner pode usar?
• As categorias de quarto entendem-se sem as explicar ao telefone?
• O logo e os ficheiros “sempre pedidos” estão prontos?
• Quando atualizam uma foto, atualiza-se para todos os que devem vê-la?
• Deixaram de depender de links que caducam?

O que fazer a seguir

1. Inventarie o que hoje pedem/reenviam todos os meses (fotos, logos, dossiers).
2. Defina o pack mínimo oficial e arquive o resto como arquivo morto.
3. Escolha um sistema com permissões e uma só fonte de verdade.
4. Alinhe o mesmo critério visual com site e OTAs (se o Booking promete uma coisa e a agência recebe outra, perde).

A SeeSuites existe exatamente para isto: centralizar o catálogo do hotel e distribuí-lo a agências com controlo, sem ZIPs eternos nem versões fantasma. A checklist deteta o caos; a plataforma (e, se quiser, a assessoria) ordenam-no.